住宅営業の効率化！工務店のヨミ表活用術

業績の未来予測ができ、営業の精度を高めるためには「ヨミ表」が必要です。近年はSFAツールといって営業管理に使用できるシステムもありますが、エクセルやホワイトボードなどでも管理可能です。本コンテンツではヨミ表とは何か？ヨミ表を活用してどのように工務店の営業を改善できるのかについて説明します。

本コンテンツの学習にかかる目安時間は5分〜10分程度です。

ヨミ表とは？

ヨミ表と上の図のとおり、営業の確度や進捗情報を可視化した表のことを指します。工務店に限らず様々な営業現場で活用されているツールです。

各案件の進捗状況と受注確度、金額の予測などが一覧になって表示されており、これをチェックすることによって将来の売り上げを予測することが可能となります。

ヨミ表を活用して住宅営業を管理するメリット・デメリット

メリット1：売り上げの先行予測ができる

ヨミ表を活用すれば、どの位の売り上げ分の営業案件が進行していて、どの程度の売上期待値が見込めそうなのかが分析できます。

先行的に売り上げを管理することによって、将来的に案件の不足が予測されるときはマーケティング予算をかけて問い合わせを増やす、営業がキャパシティの限界になっているときはマーケティング予算を減らすといったように状況に合わせた機動的な営業が可能となります。

メリット2：会社として各案件の進捗状況が見える化できる

会社として各案件の進捗状況が見える化できていることは、上記の機動的な営業ができるということに限らず、経営自体を臨機応変にできることになります。

工務店の場合、成約1件あたりの金額が多い代わりに年間の成約数はそれほど多くはありません。さらにストック型ビジネスでもないので安定して現金収入を獲得するのは難しいです。よって工務店の場合、営業と並行して資金繰り管理をきちんと実施しなければならないのですが、各案件の進捗状況と金額が見えれば先々の収支の予想が立てられるので経営の難易度が大幅に下がります。

これは人材や設備投資にも言えて、営業の進捗状況が見えることによってヒト・モノ・カネの分配を経営者が先々まで考えることが可能となります。

メリット3：個人・チームでの営業進捗管理が可能となる

経営者だけではなく営業個人や営業チームのマネージャーといった現場スタッフにも個人の業績を確認できるという良い点があります。

営業案件と進捗状況、確度などが見える化されていれば、年度末に数字がどこで着地しそうなのかをチェックして営業のスピードや分量をコントロールできます。また、マネージャーも大きい案件にはサポートスタッフをつける、止まっている案件は営業に状況を詳しくヒアリングして対策を実施するなど売上アップに向けて臨機応変な営業活動ができます。

デメリット1：営業状況をこまめに更新しなければならない

正確にヨミ表を運営するのであれば営業状況をエクセル・スプレッドシートや営業管理システムにこまめに入力しなければなりません。営業管理を行う文化が無い工務店の場合は、そもそもきちんと営業状況を担当者が更新するという文化づくりが必要となります。

デメリット2：営業PDCAを回せる人材が必要

ヨミ表を作成しても、そのヨミ表を元に営業状況を分析して改善するPDCAを回さなければヨミ表を作成する効果がありません。よって営業PDCAをきちんと回せる営業管理職が必要となります。

そのためには社員を育成する必要がありますし、急ぐ場合はピンポイントでこのようなスキルを持った人材を採用しなければなりません。

媒体別ヨミ表の活用方法

ホワイトボード

ホワイトボードにヨミ表を書いて、会社全体で管理するというのが昔からあるオーソドックスな方法です。しかし、オフィスに行かないと営業状況はチェックできない、更新できないホワイトボードのスペースに収まらない量の案件を管理することはできないといったように不便です。

ただし、オフィスに常にヨミ表があるという状態はとても視認性が高く、自然とヨミ表を意識した営業活動を行うようになります。

エクセル・スプレッドシート

エクセルやスプレッドシート(オンラインで使えるエクセルのようなツール)を活用してヨミ表を運用する場合もあります。ヨミ表は一度に複数の営業が更新するかもしれないのでエクセルよりもスプレッドシートの方が望ましいと考えられます。

エクセルは有料ですが多くの業務用パソコンにインストールされていますし、スプレッドシートは無料なので実質導入にあたっての費用は必要ありません。

システム

営業状況を管理するSFAと呼ばれるタイプのシステムがあります。SalesForceやZohoCRMなどが有名でこれらのツールを活用してヨミ表の作成・営業状況の管理が可能となります。

営業管理に特化したシステムなので様々な営業にまつわる情報が管理できますが、費用が掛かるので営業が一人当たり多くの営業案件を抱えている工務店でないとコストパフォーマンスが悪い可能性があります。

ヨミ表を活用できる工務店になるためのポイント

ヨミ表を活用できる工務店になるためには次の3つがポイントになります。それぞれの点について詳しく説明します。

受注確度について基準を作る

営業の受注確度の予想は営業マンの感覚に左右されがちです。ある営業担当では80%決まると思った案件でも、他の営業は40%の確率でしか決まらないと考えるかもしれません。

そして、受注確度について各営業担当の判断基準がバラバラだと数字のブレの大きくなります。

商談がこのステージまで進めば成約率〇%~△%の間に留める、この条件を満たすと成約率×%アップといったよう成約率の予想の仕方について会社としての基準を作ることによってこのような判断のぶれは軽減できます。

営業担当が進捗状況を共有する文化を作る

そもそもヨミ表を営業担当者が更新しないと正確な売上予測および営業管理は実現できません。しかし、今までヨミ表による営業管理を行っていなかった工務店の場合、営業状況を共有すること自体が営業に浸透せずに中途半端に終わってしまう可能性があります。

これを防ぐために社長や営業部長などの営業に関わるマネジネント層が率先してヨミ表作成に協力する、ヨミ表に協力してくれるスタッフを褒め、ヨミ表を作成する人が評価されるといった雰囲気を作る必要があります。

データを分析・フィードバックできるマネジメント層を育成する

ヨミ表を作成して終わりではなく、ヨミ表と実際の受注ペースを比較しながら営業をコントロールしてこそはじめて効果を発揮します。

そのためにはヨミ表から会社の営業状況を定量的に把握し、改善策を立案・実行できる管理職が必要になります。ただし、このような人材はヨミ表による営業管理を始めた当初は社内に存在しないケースが多いので誰かを担当者として根気よく育成する、急ぐのであればヘッドハンティングしてくるといったようにヨミ表を機能させる人材の確保が必要です。

ヨミ表を活用して安定した工務店経営を

ヨミ表を活用することにより安定した工務店経営が可能となります。特に工務店は単価が高く、購買頻度が少ない商材で1件の受注が資金繰りに大きな影響を与えるので未来の受注を予測しながらヒト・モノ・カネを分配していくというのはとても重要なことです。

よって、未実施の工務店はぜひ取り組んだ方が良い営業施策です。大きな工務店ならばSFAを活用してもよいでしょうが、コストがかかるのでまずはホワイトボードを活用したヨミ表の管理からはじめてみてはいかがでしょうか。